2 de abr de 2013

Conselho Nacional de Arquivos publica nova Resolução



          Foi publicada em 20/12/2012 no D.O.U., a Resolução n°.36, que dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
        Nas Diretrizes,encontramos a orientação da Organização das Nações Unidas – ONU, sobre como gerenciar a mensagem de correio eletrônico e aponta situações em que é possível identificá-la como documento arquivístico; dentre elas, destacamos (UNITED NATIONS, 2010):
- mensagem cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade.
- mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo conteúdo se refere à atividade do órgão ou entidade.
- mensagem recebida de fonte externa (pessoa física ou jurídica) que compõe um documento arquivístico oficial.
- mensagem cujo conteúdo refere-se à pauta ou registro de reunião.
- mensagem cujo conteúdo é nota, relatório final ou recomendação para uma ação em desenvolvimento ou finalizada.
As mesmas orientações da ONU apontam situações em que a mensagem de  correio eletrônico NÃO é considerada documento arquivístico; dentre elas, destacamos:

- mensagem cujo conteúdo é de caráter pessoal (não tem relação com as atividades do órgão ou entidade).
- mensagem cujo conteúdo se refere a “correntes”, propagandas, promoções e afins.
- cópia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenações, com a única finalidade de referência ou informação.
 - material de referência, isto é, documentos usados apenas para subsídio teórico no desenvolvimento de uma atividade.

Salienta que: A mensagem de correio eletrônico considerada como um documento arquivístico precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do órgão ou entidade, a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo que for necessário.
Maiores informações consultar  - http://www.conarq.arquivonacional.gov.br  Resoluções
                                                 

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