26 de jul de 2011

SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE(2)(SIARQ/POA)







O Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho tem por missão assegurar a guarda, a proteção e a preservação do patrimônio arquivístico público avaliado como de guarda permanente, e, acima de tudo, assegurar o pleno acesso às informações neles contidas por todo cidadão que delas precise ou queira tomar conhecimento.
No processo de reclassificação e reorganização da documentação permanente - abrangendo o período de 1892 a 1955 - que se encontra custodiada pelo Arquivo Histórico e Arquivo Público Municipal, dentro do SIARQ/POA, é preciso que se considerem a legislação determinante das competências/funções dos órgãos administrativos, as próprias competências definidas, as unidades administrativas produtoras/recebedoras desses documentos e os documentos produzidos/recebidos em razão dessas funções.
De posse dessas informações, cada documento será classificado em um Plano de Classificação de Documentos – PCD –, de acordo com a função para a qual foi produzido/recebido, e organizado, arranjado dentro do Fundo, isto é, do órgão administrativo no qual foi produzido/recebido, respeitando-se, assim, o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.













Os documentos acima serão classificados na função – Execução de atividades que dão sustentabilidade administrativa, financeira e jurídica à administração pública municipal –; subfunção – Gestão financeira; série – Contabilização dos atos e fatos decorrentes das atividades financeiras; subsérie – Demonstrações contábeis (balanço, orçamento, financeiro e patrimonial).
São provenientes da Seção de Contabilidade, Fundo da Intendência Municipal ao qual pertencem e dentro do qual serão organizados e arquivados.
Existem, ainda, no Arquivo Público Municipal, vinculado à Secretaria Municipal da Administração – SMA, cerca de dois milhões de documentos microfilmados e que também serão objeto desse processo por se tratarem de documentos de valor permanente.
Esses documentos foram microfilmados sem os critérios arquivísticos hoje existentes para que tal procedimento possa ser levado a efeito de forma a propiciar o fácil acesso aos documentos.
Sendo assim, têm-se pela frente dois grandes desafios: o tratamento adequado para organização desse riquíssimo acervo e a sua plena disponibilização aos usuários.

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