Foi publicada em
20/12/2012 no D.O.U., a Resolução n°.36, que dispõe sobre a adoção das
Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Nas Diretrizes,encontramos
a orientação da
Organização das Nações Unidas – ONU, sobre como gerenciar a mensagem de correio
eletrônico e aponta situações em que é possível identificá-la como documento
arquivístico; dentre elas, destacamos (UNITED NATIONS, 2010):
- mensagem cujo conteúdo inicia,
autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade.
- mensagem trocada entre pessoas da
mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo conteúdo se
refere à atividade do órgão ou entidade.
- mensagem recebida de fonte externa
(pessoa física ou jurídica) que compõe um documento arquivístico oficial.
- mensagem cujo conteúdo refere-se à
pauta ou registro de reunião.
- mensagem cujo conteúdo é nota,
relatório final ou recomendação para uma ação em desenvolvimento ou finalizada.
As mesmas orientações da ONU apontam situações em que a mensagem de correio eletrônico NÃO é considerada
documento arquivístico; dentre elas, destacamos:
- mensagem cujo
conteúdo é de caráter pessoal (não tem relação com as atividades do órgão ou
entidade).
- mensagem cujo conteúdo se refere a
“correntes”, propagandas, promoções e afins.
- cópia de mensagem enviada para
grupos de trabalho ou coordenações, com a única finalidade de referência ou
informação.
- material de referência, isto é, documentos
usados apenas para subsídio teórico no desenvolvimento de uma atividade.
Salienta que: A mensagem de correio
eletrônico considerada como um documento arquivístico precisa ser declarada
como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do órgão ou entidade,
a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo
que for necessário.
Maiores informações consultar - http://www.conarq.arquivonacional.gov.br Resoluções
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