A necessidade de se descrever os acervos
vem de longa data. À medida que os arquivos foram crescendo e se
complexificando, tornava-se mais difícil para seus funcionários conhecer a
totalidade dos documentos que custodiavam e, portanto, fazia-se necessário elaborar
ferramentas que dessem conta de representar esses acervos. Inicialmente
faziam-se listagens e inventários, que serviam de guia para os próprios funcionários.
Com o passar do tempo, esses instrumentos foram se aprimorando e passaram a
servir aos pesquisadores.
Atualmente há um esforço crescente por
parte das instituições arquivísticas para dar a conhecer seus acervos através
de instrumentos elaborados no sentido de facilitar ao pesquisador o acesso e a seleção
de fontes. Os principais instrumentos são o guia, “que oferece informações
gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos” (DBTA, 2005,
p. 102); o inventário, que descreve, “sumária ou analiticamente, as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele” (DBTA, 2005, p. 109); o catálogo, que
descreve “uma série ou mais séries, ou ainda um conjunto de documentos,
respeitada ou não a ordem da classificação” (BELLOTTO, 2004, p. 202), o índice,
que seria a “relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou
datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das
referências para sua localização” (DBTA, 2005, p. 107) e a edição de fontes em
que documentos integrais são publicados.
Além desses instrumentos padronizados
também podem existir outros para atender as necessidades de cada arquivo. Para
tornar a descrição mais padronizada e favorecer o intercâmbio de informações,
têm sido elaboradas as normas de descrição arquivística. Algumas são internacionais
como a ISAD(G) - International Standard Archival Description, que estabelece
diretrizes gerais para descrição; ISAAR(CPF) - Standard Archival Authority Record
for Corporate Bodies, Persons and Families, que forneçam descrições de
entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e
manutenção de arquivos; IDSF - Standard for Describing Functions, descrição de
“funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de
arquivos”; ISDIAH - Standard for Describing Institutions with Archival Holdings,
indica regras gerais para descrição de instituição com acervos arquivísticos; ou
nacionais, como a NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
No AHPAMV encontramos instrumentos de
pesquisa elaborados em diferentes épocas, de acordo com os modelos vigentes. Atualmente
alguns deles encontram-se à disposição para consulta no próprio arquivo, outros
podem ser consultados on-line e ainda temos algumas publicações para
distribuição a pesquisadores e interessados
Instrumentos
de pesquisa on-line:
Guia Arquivo Histórico de
Porto Alegre Moysés Vellinho. http://lproweb.procempa.com.br/pmpa/prefpoa/smc/usu_doc/guia_do_arquivo_historico_-_2ed.pdf
Catálogo da Coleção Privada
Capela Positivista http://lproweb.procempa.com.br/pmpa/prefpoa/smc/usu_doc/catalogo_capela_positivista-final.revisado.pdf
Catálogo do Fundo Privado
Francisco Xavier da Costa
Jornais ,Revistas e Almanaques
do AHPAMV
Instrumentos
de pesquisa disponíveis para distribuição:
Correspondência
Passiva da Câmara de Vereadores de Porto Alegre. Vol. 2 1847-1866.
Correspondência
Passiva da Câmara de Vereadores de Porto Alegre. Vol. 3 1967-1886.
Anais
do Arquivo Histórico do Município de Porto Alegre . Volumes III, V, VI.
Catálogo
das Atas da Câmara de Vereadores de Porto Alegre. Vol. VII (1825-1835)
Catálogos
das Atas da Câmara de Vereadores de Porto Alegre. Vol. XII (1876-1885), vol.
XIII (1886-1900), vol XIV (1901-1920) e vol XV (1921-1929).
Livro
de registro das posturas municipaes de 1829 até 1888.
Referências:
BELLOTO,
Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes.
Tratamento Documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. 232p.; Publicações Técnicas; nº 51.
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