20 DE OUTUBRO:DIA DO ARQUIVISTA

No dia 20 de outubro, comemora-se o Dia do Arquivista.

Para muitos, e até mesmo  para alguns profissionais da área, é uma profissão nova ou mesmo desconhecida.

No entanto, o município de Porto Alegre, já em 1896, através do Ato nº 9, de 15 de junho,  promulgado pelo Intendente ao regulamentar a Secretaria da Intendência, estrutura instalada em 1892, após a Proclamação da República, institui o cargo de ‘archivista’,ao qual eram atribuídas as seguintes competências:

·”receber, emassar e rotular todos os documentos que lhe forem entregues;

· encadernação dos jornais, relatórios, mensagens, leis e mais papéis que o Diretor da Diretoria central designar;

·fornecimento, mediante recibo em livro especial, dos documentos que lhe forem pedidos pelas Diretorias;

·catalogação de todos os livros e documentos pertencentes ao Arquivo;

·passar, com autorização do Intendente, as certidões que houverem de ser extraídas de livros e documentos arquivados.”

Em 1978, a Lei Federal n° 6.546, de 4 de julho, dispõe sobre a regulamentação da profissão de Arquivista, que somente poderá ser exercida após formação em curso de nível superior, de conformidade com a mesma lei, e para a qual determina as seguintes atribuições:

·  “planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;

·  planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;

·planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;

·planejamento, organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação, constituídos de acervos arquivísticos e mistos;

·planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;

·orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;

·orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;

· orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação;

·promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;

·elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;

·assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;

·desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.”

Este ano, a Prefeitura de Porto Alegre, através da Lei Municipal nº 11.283, de 23 de maio, determinou o seguinte em seu parágrafo 1º:

“Fica incluída no Anexo à Lei nº 10.904, de 31 de maio de 2010, e alterações posteriores, a efeméride a seguir descrita:

OUTUBRO

Dia 20 – Dia do Arquivista

PARABÉNS AOS ARQUIVISTAS!

Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho recolhe o primeiro acervo avaliado como permanente e nomeia três arquivistas, a partir da implantação do Sistema de Arquivos - SIARQ/POA.

 

        O Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho, órgão subordinado à Coordenação da Memória Cultural, da Secretaria Municipal  da Cultura, tem por competência recolher, organizar, descrever e disponibilizar os acervos arquivísticos de valor permanente do Município de Porto Alegre.

Seu acervo arquivístico data de 1764 e é constituído  por fundos documentais públicos, dois privado e uma coleção privada.

Além dos acervos citados, o Arquivo Histórico  disponibiliza:

·      Uma das hemerotecas mais importantes do município contendo jornais, revistas e almanaques publicados em Porto Alegre;

·      Uma acervo bibliográfico  especializado em história de Porto Alegre. 

      O acervo público recolhido  não reflete a totalidade dos documentos permanentes produzidos pelo Município e  não é  originário  de uma política de gestão documental e sim de recolhimentos avulsos a partir de avaliações feitas pelos técnicos do Arquivo.

Porto Alegre inicia seu projeto de Gestão Documental em Setembro de 2010 com a criação do Sistema de Arquivos – SIARQ/POA – através do Decreto 16.798 que tem por objetivos:

I – Promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades administrativas da Administração do Município;

II – racionalizar e padronizar a produção documental;

III – Assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Município;

IV – Facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade;

V – Normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do uso de novas tecnologias.

      O Sistema de Arquivos do Município – SIARQ/POA vinculado à Secretaria da Administração tem como estrutura um Comitê Estratégico composto pelos Secretários da Administração que o preside, Cultura, Fazenda, Educação, Saúde e Procuradoria-Geral;  um Comitê Gerencial formado por representantes das Secretarias da Administração, Cultura e Fazenda e dos Órgãos Executivos através das Unidades Administrativas dos órgãos; Uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos formado por um historiador, um arquivista, um Procurador, um contador e demais convidados.

      O SIARQ/POA propôs inicialmente a criação de dois instrumentos arquivísticos, ou seja, um Plano de Classificação de Documentos e uma Tabela de Temporalidade de Documentos para Administração Centralizada.

     O primeiro resultado desse trabalho foi a publicação do  Decreto 17.480, de 22 de novembro de 2011, que oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, de algumas subfunções,  define normas para a classificação, avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.

Define também nos artigos 17, 18 e 19 o que deve ser recolhido como documento permanente e para qual Unidade.

Art. 17 São considerados documentos de guarda permanente:

I – os indicados na TTD, com destinação recolhimento;

II – os produzidos no período compreendido entre os anos de 1892 a 1955;

III – os de arquivos privados declarados de interesse público ou social; e

IV – os arquivos públicos e privados de interesse do Município.

Art. 18. Serão recolhidos, ao Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV), da Coordenação da Memória Cultural (CMC), da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), os documentos de guarda permanente, depois de encerrado o valor administrativo ou decorridos o prazo prescricional.

Art. 19. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados e recolhidos ao AHPAMV.

Hoje 27 de agosto, pela primeira vez o AH recolhe documentos avaliados tecnicamente como documentos  permanentes  e o primeiro acervo avaliado como permanente, a partir da implantação do Sistema de Arquivos do Município - SIARQ/POA. São 200 caixas do total de 4000 da Subfunção Gestão Tributária, 3.2.1  Série - Administração de Tributos, 3.2.1.2 Subsérie - Manutenção do cadastro imobiliário e mobiliário.

Caixas de polionda com documentos provenientes da Secretaria da Fazenda 

Para o recolhimento foi preciso ampliar o espaço, a partir da otimização dos espaços nas próprias estantes, ou seja, inclusão de mais prateleiras, distribuição do acervo na estante para que não houvesse ociosidade de espaço e a ampliação do número de estantes. Para esta organização,foram  adquiridas 100 prateleiras e 33 estantes.

                                             Nova organização do acervo

Para a implantação do SIARQ/POA, o Município nomeou mais três arquivistas que foram lotados na Secretaria da Cultura - Arquivo Histórico - onde devem desenvolver suas atividades tratando dos documentos permanentes do Município assim como contribuindo com as demais ações do SIARQ/POA.

                   Caros(as) leitores(as)

        Informamos que  foi criado um e-mail para atender às demandas de informações a respeito da implantação do Sistema de Arquivos de Porto Alegre: siarqpoa@sma.prefpoa.com.br

                       Rosani Feron

       Diretora do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho

       32197900/32898279
 

PRIMEIRO RESULTADO DO SIARQ/POA

 

Foi publicado no Diário Oficial do dia 01/12/2011 o primeiro resultado da implantação do Sistema de Arquivos do Município – SIARQ/POA, ou seja, o DECRETO Nº 17.480, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2011, que "Estabelece o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), da Administração Centralizada, do Executivo Municipal de Porto Alegre, em consonância com o Decreto nº 16.798, de 21 de setembro de 2010, define normas para a classificação, avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo, e revoga o Decreto nº 9.048, de 8 de dezembro de 1987."



Texto integral - Portal da Prefeitura de Porto Alegre – Diário Oficial 01/12/2011

http://www2.portoalegre.rs.gov.br/portal_pmpa_novo/

Rosani Feron

Diretora Arquivo Histórico de POA

(51)32197900

Atualizadas normas para tramitação de processos administrativos

Agilizar os trâmites e preservar os documentos na esfera do município é o objetivo do Decreto nº 17.254, publicado na edição de 05 de setembro de 2011 do Diário Oficial de Porto Alegre, pela Secretaria Municipal de Administração (SMA). O documento estabelece normas gerais para a formação e trâmite dos processos administrativos no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município e revoga a Ordem de Serviço nº 004/93, de 15 de fevereiro de 1993. Vários aspectos foram aprimorados como, por exemplo, a instauração de processos, prioridades, sigilo, prazos, competências entre outros. Segue link para visualização do decreto:

http://dopaonlineupload.procempa.com.br/dopaonlineupload/317_ce_20110905_executivo.pdf

Sistema de Arquivo de Porto Alegre – SIARQ/POA

Porto Alegre inicia seu projeto de gestão documental em setembro de 2010 com a criação do Sistema de Arquivos de Porto Alegre – SIARQ/POA, através do Decreto 16.798, que tem por objetivo:

I – promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades administrativas da Administração Centralizada do Município;

II – racionalizar e padronizar a produção documental;

III – assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Município;

IV – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade;

V – normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do uso de novas tecnologias.

Inicialmente os Comitês Estratégico e Gerencial, a Comissão Central de Avaliação de Documentos e os Órgãos Executivos estão trabalhando para a implementação de dois instrumentos arquivísticos, ou seja, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Como resultado, até a presente data, temos:

- a assinatura de nove termos de adesão – Secretarias da Fazenda, Educação, Obras, Planejamento, Saúde, Administração PREVIMPA, DMLU e CARRIS.

- está em fase de publicação o Decreto que apresentará o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade referentes à Subfunção Recursos Humanos. Já concluído e, em breve encaminhados para a publicação, as Subfunções Gestão Financeira, Gestão Tributária, Gestão de Compras e Gestão de Patrimônio.

ABAIXO, PARTES DO INQUÉRITO SOBRE O INCÊNDIO NO MERCADO PÚBLICO EM 1912- DOCUMENTO PERMANENTE NO SUBFUNDO SUBINTENDÊNCIAS DO AHPAMV

 

SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE(2)(SIARQ/POA)

O Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho tem por missão assegurar a guarda, a proteção e a preservação do patrimônio arquivístico público avaliado como de guarda permanente, e, acima de tudo, assegurar o pleno acesso às informações neles contidas por todo cidadão que delas precise ou queira tomar conhecimento.
No processo de reclassificação e reorganização da documentação permanente - abrangendo o período de 1892 a 1955 - que se encontra custodiada pelo Arquivo Histórico e Arquivo Público Municipal, dentro do SIARQ/POA, é preciso que se considerem a legislação determinante das competências/funções dos órgãos administrativos, as próprias competências definidas, as unidades administrativas produtoras/recebedoras desses documentos e os documentos produzidos/recebidos em razão dessas funções.
De posse dessas informações, cada documento será classificado em um Plano de Classificação de Documentos – PCD –, de acordo com a função para a qual foi produzido/recebido, e organizado, arranjado dentro do Fundo, isto é, do órgão administrativo no qual foi produzido/recebido, respeitando-se, assim, o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.

Os documentos acima serão classificados na função – Execução de atividades que dão sustentabilidade administrativa, financeira e jurídica à administração pública municipal –; subfunção – Gestão financeira; série – Contabilização dos atos e fatos decorrentes das atividades financeiras; subsérie – Demonstrações contábeis (balanço, orçamento, financeiro e patrimonial).
São provenientes da Seção de Contabilidade, Fundo da Intendência Municipal ao qual pertencem e dentro do qual serão organizados e arquivados.
Existem, ainda, no Arquivo Público Municipal, vinculado à Secretaria Municipal da Administração – SMA, cerca de dois milhões de documentos microfilmados e que também serão objeto desse processo por se tratarem de documentos de valor permanente.
Esses documentos foram microfilmados sem os critérios arquivísticos hoje existentes para que tal procedimento possa ser levado a efeito de forma a propiciar o fácil acesso aos documentos.
Sendo assim, têm-se pela frente dois grandes desafios: o tratamento adequado para organização desse riquíssimo acervo e a sua plena disponibilização aos usuários.

SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICÍPIO DE PORTO ALEGRE(SIARQ/POA)

...o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho
vem desenvolvendo projeto para reclassificação e reorganização da documentação...


Dentro do Programa de Implantação do Sistema de Arquivos do Município de Porto Alegre (SIARQ/POA), instituído pelo Decreto Municipal nº 16.798, de 21 de setembro de 2010, o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho vem desenvolvendo projeto para reclassificação e reorganização da documentação permanente produzida e recebida pelo Executivo Municipal.

O período definido para o projeto tem início em 1892, quando, com a instalação da Intendência e por força da primeira Lei Orgânica do Município, o governo passa a ser exercido por um Intendente, o então nomeado Sr. Alfredo Augusto de Azevedo, findando em 1955, quando o Prefeito Manoel Vargas, através da Lei nº 1.413, de 11 de junho, promove uma grande reforma na estrutura administrativa do Município.

Neste processo de reorganização dos documentos, estão sendo redefinidos os fundos, ou seja, as unidades administrativas produtoras/recebedoras desses documentos.
A partir das competências dadas a essas unidades a cada alteração administrativa e do levantamento da documentação existente no período de sua vigência, independentemente de onde esteja localizada, está sendo definido o Plano de Classificação de Documentos – PCD.
O PCD será então aplicado a essa documentação, que sofrerá reclassificação e novo ordenamento, conforme arranjo a ser estabelecido para seu arquivamento. O arranjo obedecerá ao princípio da proveniência ou do respeito aos fundos.

Pretende-se, com esse arranjo dos documentos, dar visibilidade às formas de desenvolvimento do município, propiciadas por cada um dos gestores desse período.

Abaixo, reproduzimos o organograma da Secretaria da Intendência Municipal datado de 1894, no qual podem ser vistas as seções: Engenharia; Higiene e Assistência Pública; Estatística; Contabilidade; Pagadoria e Tesouraria, e a do Contencioso, com suas respectivas competências.